Reflexiones a tener en cuenta antes de implantar un ERP

La implantación de un software ERP es uno de los procesos más críticos junto a la elección del mismo. Aunque se haya elegido bien el software, una correcta implantación es sinónimo del éxito. Sin embargo, debemos tener en cuenta varios aspectos durante todo el proceso.

A continuación te explicamos todo lo que necesitas saber sobre cómo elegir el mejor software ERP y el mejor implantador de software para que la inversión sea todo un éxito:

1. ¿Qué es un software ERP?

Para empezar, ¿qué es un software ERP?, ¿para qué sirve?

Comúnmente este tipo de software es conocido por sus siglas “ERP” y hace referencia al término inglés “Enterprise Resource Planning”, que en español se traduce como “Sistema de planificación de recursos empresariales”.

Muchas empresas deciden implementar softwares ERP para integrar en un único sistema la planificación y gestión diaria de su empresa en relación a varios aspectos internos como la producción, inventario o finanzas.

1.1 Ventajas de un software ERP

No es de extrañar, ya que implementar un software ERP comporta múltiples ventajas:

• Automatización de los procesos de la empresa. Gracias a ello, los softwares ERP aumentan la eficiencia de la misma.
• Integración de varias bases de datos que pueda tener una empresa juntas en un mismo sistema.
• Ahorro de tiempo y costes gracias a la centralización de todos los datos e información de la empresa, aumentando así la productividad.
• Permite tomar decisiones más estratégicas. La disponibilidad de la información y datos de toda la empresa en tiempo real y en una misma fuente, permite conocer información lo más precisa posible a la hora de tomar decisiones.
• Integraciones con Business Intelligence. Estas herramientas se encargan de filtrar y tratar datos desestructurados para convertirlos en datos relevantes. Por lo tanto, favorece al ahorro de costes y tiempo a la vez que disminuye el riesgo de situaciones críticas para la empresa.

2. ¿Por qué necesita mi empresa un software ERP?

Una vez sabemos qué es un software ERP y sus funciones, puede que aún te preguntes ¿realmente necesita mi empresa implantar un software ERP? La respuesta es muy clara: sí.

La transformación digital ha sido constante durante los últimos años, pero desde la pandemia de la COVID-19, la tecnología ha sido la que ha permitido que muchas empresas puedan seguir adelante con su trabajo del día a día, a la vez que ha salvado muchos comercios que, si no fuera por ella, no habrían podido hacerle frente a la crisis y habrían terminado en quiebra o cerrando sus negocios.

Por lo tanto, ya no es un tema exclusivo para grandes empresas: la digitalización afecta a todas las empresas, sea cual sea su tamaño, el sector al que pertenezcan y a la actividad a la que se dediquen. La transformación digital se ha potenciado aún más y es el único camino a seguir para las empresas si quieren seguir adelante.

Contar con herramientas como un software ERP permite a tu empresa adaptarte al mercado actual y mejorar su capacidad estratégica, competitiva y eficaz.

3. ¿Qué tipos de software ERP hay en el mercado?

Existen varias clasificaciones de software ERP en función de en qué nos queramos centrar. Por ejemplo:

• Según el tamaño de la empresa.
• Según el diseño y versatilidad del software ERP: genérico (horizontal) o especializado (vertical).
• Según la gestión de los datos: local, en la nube (cloud) o híbrido.

3.1 ¿Qué es mejor, un software ERP genérico o especializado?

En primer lugar, ¿debemos implantar un ERP genérico o especializado? Un ERP especializado nos brinda soluciones existentes en áreas de gran complejidad y bajo una estructura de constante evolución. Estas áreas suelen ser las importantes para las compañías, además de tener todas las áreas transversales.

Trabajar con un ERP especializado es el paso más lógico de las organizaciones que requieren soluciones reales a sus problemas y requerimientos. En cambio, un ERP genérico ofrece un bajo porcentaje de efectividad basado en respuestas muy generalistas. Por ello, confiar en un ERP especializado será la opción correcta.

3.2 ¿Por qué es importante tener un software ERP en la nube?

Como hemos visto anteriormente, hay 3 tipos de software ERP en función de cómo se realiza la gestión de los datos: software ERP local, software ERP en la nube o software ERP híbrido.

En el primer caso, la instalación del software ERP se hace directamente en los servidores de la empresa. Es el método tradicional, pero poco a poco está disminuyendo su uso ya que comporta una inversión muy elevada. No solamente por la instalación, la configuración y las actualizaciones que se vayan desarrollando, sino que también por el mantenimiento en buen estado de los servidores.

En cambio, los softwares en la nube se adaptan mejor a las necesidades actuales de las empresas. En este caso, el software ERP es instalado en los servidores de una empresa proveedora. De esta forma, no se debe pagar ni la instalación, la configuración ni el mantenimiento, como pasa con los softwares ERP locales. A cambio, solamente se debe pagar una cuota a la empresa proveedora por el uso de sus servidores.

Algo importante a destacar es que con un software ERP en la nube, puedes acceder a él desde cualquier dispositivo. El único requisito para poder hacerlo es contar con conexión a internet. Por lo tanto, en el contexto en el que vivimos hoy en día y en el que muchas empresas han implementado el trabajo en remoto o en el caso de todos aquellos trabajadores con movilidad, el software ERP en la nube es la mejor opción.

Entre ambos modelos encontramos el modelo híbrido. En este caso, el software ERP se implementa en la nube, pero conservando algunas funciones en los servidores propios de la empresa.

4. Seguridad en el software ERP: clave para la seguridad de la empresa

La seguridad para la compañía está basada en que su software ERP cumpla lo que su organización necesita y lo que necesitará en un futuro. Por ello, adoptar medidas de seguridad para el software ERP de la empresa es primordial.

Algunos de los principales riesgos de seguridad en el software ERP son:

4.1 Olvidarse de las actualizaciones

No actualizar el software ERP o no hacerlo en el momento en el que se debe actualizar, puede tener consecuencias negativas.

Por suerte, las actualizaciones del software ERP suelen hacerse automáticamente. Lo mismo pasa con las actualizaciones de los sistemas operativos que hace servir la empresa. Aun así, se debe tener presente que si se utilizan sistemas operativos muy antiguos puede que se haya quedado obsoleto y ya no dispongan de ningún tipo de actualización en el sistema.

Este sería el caso por ejemplo de sistemas operativos como Windows 7. Por lo tanto, lo más recomendable en este caso si tu empresa opera con esta versión sería cambiar de sistema operativo, ya que al no actualizarse periódicamente tienen brechas de seguridad y son más propensos a sufrir ataques de virus.

4.2 Mala infraestructura empresarial

Es importante que a nivel interno, la empresa también esté bien organizada y configurada. De lo contrario, su seguridad y por consiguiente, la seguridad el software ERP puede verse comprometida.

Este sería el caso de accesos externos y conexiones de internet a través de terceros, que en el caso de no contar con códigos de cifrado, la seguridad de los datos del software ERP podría verse comprometida.

4.3 No llevar el control de los empleados con acceso al software ERP

En primer lugar, cabe destacar que no necesariamente todos los trabajadores necesiten acceder a la información que proporciona el software ERP. Según el tipo de empresa y su tamaño, la cantidad de trabajadores con credenciales de acceso puede variar.

En cualquier caso, cada empleado deberá entrar con su nombre de usuario y contraseña al software ERP. De esta manera, nos aseguramos de que cada usuario pueda acceder a los apartados que le pertoquen según su puesto en la empresa a la vez que permite llevar un control de qué archivos ha consultado cada uno, si ha hecho alguna modificación, eliminación, traspaso, etc.

5. Escalabilidad: ¿Puede un software ERP crecer a la vez que lo hace mi empresa?

La escalabilidad de un ERP es un requisito fundamental. Un ERP estándar o genérico tiene una escalabilidad muy limitada, basadas en unas mejoras estándar. Por ello, garantizar el crecimiento es importante. El ERP debe incrementar sus funcionalidades y características.

Por ello, implantar un ERP especializado reducirá y eliminará los desarrollos manteniendo la flexibilidad de la empresa.

6. La importancia de elegir un buen implantador de software ERP

Conocer cómo solventar o mejorar características o funcionalidades del ERP solo podrá ser realizado por equipos especializados. Para tener solvencia técnica se debe conocer cuáles son las necesidades que se buscan y ofrecer múltiples soluciones.

Si no hay equipos especializados, el riesgo de una mala implantación y un mal desarrollo es muy alto.

Por ello, es muy importante elegir un buen implantador de software ERP.

6.1 ¿Qué se debe tener en cuenta a la hora de elegir un implantador de software ERP?

Primero, antes de decantarse por un software ERP u otro, es importante valorar que haya varios implementadores de ese software ERP en concreto y con experiencia y capacidad suficientes para poder llevar a cabo el proyecto sin problemas.

Dicho esto, tras haber seleccionado el software ERP que más se ajuste a las necesidades de tu negocio, se debe elegir el implantador que lo instalará y mantendrá actualizado.

Si es la primera vez que te planteas elegir un software ERP para tu empresa, a continuación, dejamos un listado de consejos que te pueden ayudar a elegir el mejor implementador de software ERP en base a los 5 pilares principales:

• Grado de experiencia: El primer filtro que debemos hacer para saber qué implementadores nos interesan más es el de la experiencia.
  • El implementador debe conocer la empresa y sus necesidades.
  • El implementador debe tener experiencia en el sector en el que opera la empresa, para asegurar que entiende los objetivos a cumplir con el software ERP, las preocupaciones de la empresa y haya hecho frente a algunos de los retos del sector.
  • Valorar la experiencia del implementador durante los últimos 5 años en base a los proyectos que ha desarrollado en este período de tiempo. También es importante valorar aquellos proyectos relativos al sector de tu negocio.
  • Pedir referencias tanto de la implementación como del mantenimiento del software ERP de los clientes que tenga actualmente.
  • Conocer todos los servicios que ofrece el implementador y ver cuáles podrían ser importantes para el proyecto.
• Equipo de trabajo: Una vez conozcamos el grado de experiencia de nuestras propuestas, será más fácil descartar algunas y empezar a priorizar las que creamos que son mejores en función de los proyectos realizados y su trayectoria.
  • Después de valorar la experiencia del implementador, será necesario valorar también la experiencia del propio equipo que llevará a cabo el proyecto. Así podremos comprobar si realmente se cumple con la experiencia que nos han indicado tanto en proyectos realizados como en proyectos realizados en el sector en el que operamos.
  • Valorar si el equipo o parte de él cuenta con certificaciones profesionales que avalen los conocimientos necesarios para llevar a cabo el proyecto, como por ejemplo: gestión de proyectos metodología Agile, etc.
  • Evaluar el grado de compromiso en función del equipo profesional destinado a la gestión con la empresa.
  • Consultar si la empresa implantadora cuenta con herramientas o softwares que puedan ayudar a gestionar el proyecto o a algunas fases específicas del proceso de implantación.
• Perspectiva y enfoque del proyecto: Cada implantador debe especificar en qué consiste cada propuesta ofrecida, con los servicios que entran dentro de la negociación. Dependerá de cada uno de ellos, pero se debería tener en cuenta:

• • El alcance de la solución.
  • El plazo de la implementación.
  • La metodología que se va a seguir a la hora de hacer el cambio e implantar el software ERP.
  • La gestión de proyectos y propuestas.

• Presentación del software ERP por parte de los proveedores: Al tratarse de una inversión considerable, antes de adquirir un software ERP se hacen demostraciones y presentaciones del producto. En esta fase, se debe valorar:
  • Si se tienen claros los pasos a seguir y todos los procesos necesarios para utilizar el software ERP.
  • Ver en qué medida el software ERP se ajusta a las necesidades de la empresa y si se pueden personalizar algunos procesos.
  • Conocer al equipo a cargo del proyecto en la presentación del software ERP y hacer todas las preguntas consideradas necesarias, no únicamente para conocer a fondo la herramienta, sino para asegurar que entienden las necesidades de la empresa.
  • Analizar los costes de cada fase. El coste de cada proyecto varía en función de las características del mismo, pero es importante saber cuál es la inversión para cada etapa del proyecto. En el caso de poder solicitarlo, es preferible tener un desglose de los costes por perfil y por dedicación. Así, puede que sea más fácil comparar los precios de los candidatos.

• El servicio de soporte y mantenimiento: Algo de lo que es fácil olvidarse cuando estamos enfrascados en la negociación de la implantación, es del coste por el mantenimiento del software ERP. Además del coste, es necesario saber qué servicios son los que están incluidos dentro del mismo. Los servicios más importantes son:
  • Servicio de atención al cliente. Sería relevante preguntar a qué hace referencia este servicio: para resolver problemas técnicos, dudas, problemas, etc.
  • Mantenimiento del servidor.
  • Actualizaciones e instalaciones automáticas.
  • Si el coste varía en función de la cantidad de usuarios, funciones o módulos.
  • Periodicidad del pago y si existen descuentos por fidelidad.

7. ¿Cuándo debería cambiar de software ERP?

Como con todo, no hay una ninguna fórmula que nos permita saber que a partir de “X” años tengamos que cambiar de software ERP.

Un buen software ERP debe facilitar la gestión diaria de la empresa y el acceso a la información e intercambio de datos en tiempo real, de forma eficiente. Por lo tanto, un buen software ERP, optimiza los procesos internos de la compañía.

En el momento en el que notemos que el software ERP no rinde lo suficiente o no nos ayuda a lograr los objetivos de empresa, es cuando nos debemos preguntar por qué está ocurriendo, cómo se puede solucionar y valorar todas las alternativas posibles antes de cambiar de software ERP.

En la mayoría de los casos, lo más probable sea que el software ERP necesite una actualización del sistema o adaptar alguna funcionalidad. Aun así, a continuación detallamos un listado con los problemas más frecuentes y que deberían ser una señal para plantear el cambio de software ERP en tu empresa:

• El software ERP se ha quedado obsoleto. Lo sabrás porque cada vez funcionará peor, con más lentitud y se convertirá en una herramienta poco eficaz. En primer lugar, será imprescindible ver si hay alguna actualización disponible. Lo más probable es que exista alguna versión renovada del software ERP, pero en algunos casos las actualizaciones son inadecuadas o como comentábamos antes, ver si el sistema operativo con el que se trabaja está obsoleto. En el caso de que no hubiera más actualizaciones disponibles y el sistema operativo desde el cual se utiliza el software ERP fuera óptimo, sería necesario valorar nuevas soluciones para la empresa.
• Las funcionalidades del software ERP son insuficientes: Lo más importante a la hora de decantarse por un software ERP u otro, es su capacidad para adaptarse a las necesidades de la empresa y que sirva de ayuda para su gestión. Llegados a este punto, puede que la elección del software no fuera la correcta o que, por lo contrario, en el momento de la compra no se tuvo en cuenta la proyección a futuro de la empresa. O quizás, simplemente, la empresa ha cambiado y el software ERP actual no se adapta al nuevo modelo. Sea por el motivo que sea, si llega el momento en el que tu software ERP no cubre con las necesidades de la empresa, es necesario cambiar de proveedor. De lo contrario, el buen funcionamiento de la compañía y su crecimiento podrían verse afectados.
• No se cumplen los niveles mínimos de seguridad. En este escenario, lo ideal sería cambiar de software ERP cuanto antes. Para saber si se cumplen o no con los niveles de seguridad óptimos, existen dos criterios principales: protección frente a accesos de terceros no autorizados y protección en los procesos de auditoría y control de usuarios. En el caso de que no se cumpla alguna de estas dos premisas, se debería cambiar el software ERP lo antes posible.
• Datos poco fiables: Otro de los motivos por los que se debería cambiar de software ERP es cuando aparecen datos dañados, duplicados o erróneos. Puede que el problema se encuentre en el sistema, en el proceso o incluso sea consecuencia de otros problemas como baja seguridad.
• El software ERP ya no aporta valor a la empresa. En el contexto actual, es imprescindible que las empresas estén constantemente cambiando y evolucionando, buscando la mejora continua y nuevas ventajas competitivas. Por lo tanto, un software ERP debería aportar valor, y en el caso de que no cumpliera con este requisito, sería importante empezar a valorar un cambio.
• El proveedor de software ERP no presta el servicio que necesita tu empresa. Un buen software ERP equivale a un buen equipo técnico detrás que pueda ayudarnos a cumplir con las necesidades de la empresa y de soporte ante cualquier incidencia o complicación. Por lo tanto, sería recomendable que si tu empresa no cuenta con un buen servicio o no es el adecuado a sus necesidades, se plantee un cambio.
• Adaptación a nuevas legislaciones: El software ERP de tu empresa debe ser flexible y tener la capacidad de adaptarse a las nuevas leyes que se dicten. De lo contrario, es primordial cambiar de software ERP si se quieren evitar sanciones.

Estos son los motivos principales por los que se cambia de ERP, pero existen otros como:

• Gran cantidad de colapsos en el software.
• Sistema mal integrado.
• Dificultad para analizar los datos.
• Datos insuficientes.

8. Marino ERP: Software ERP de Marino ERP

Marino ERP cuenta con un software ERP llamado Marino ERP. Este, es un software ERP en la nube que integra en un único entorno las necesidades de gestión empresarial a través de todos sus módulos.

Además, Marino ERP cuenta con Marino Mobile, que permite acceder de forma remota a través del Smartphone o Tablet a los datos de la empresa en tiempo real. Así, se puede consultar la información desde cualquier dispositivo y lugar.

La implementación de Marino ERP es fácil y sencilla, ya que contamos con más de 35 años de experiencia. Es por ello que hemos desarrollado también soluciones sectoriales, con las que ofrecemos módulos específicos para los principales sectores económicos como alimentación, industria química o construcción, entre muchos más.

Finalmente, Marino ERP es la solución más fiable y rentable para tu empresa, ya que gracias a su flexibilidad, adaptación y al trabajo de nuestro equipo técnico de mantenimiento y soporte, se va actualizando a los requerimientos tecnológicos, legislativos, operativos y fiscales que se necesiten.