5 claves para elegir un ERP

Utilizar un sistema de gestión empresarial aporta mejoras sustanciales en la productividad, pero sin embargo, implica una reorganización de los procesos que muchas pymes no están dispuestas a afrontar. Pero para no caer en el error, se deben seguir unas recomendaciones en cuanto al aplicativo y el formato adecuado que se debe usar, para que una vez asumida la decisión se pueda acertar con la tecnología correcta.

A las pymes españolas les cuesta tomar la decisión de implantar un ERP, pero cuando lo hacen, muchas pierden el foco en cuanto al sistema que deben elegir. Por ello, deben determinar las necesidades concretas y proyectarlas a futuro, analizar el volumen de trabajo de la empresa viendo la tecnología que se usa para el desempeño de la actividad y cuantificar el presupuesto disponible.

Las pymes son conscientes de la necesidad de implantar un ERP en su gestión, ya que este mejorará la eficiencia de su negocio, pero siguen sin tener demasiado claro algunos criterios que deben tener en cuenta a la hora de elegir una solución u otra. En muchas ocasiones se dejan llevar por el aspecto económico y otras por cuestiones funcionales.

A continuación os vamos a especificar 5 claves a la hora de elegir un ERP.

1. Capacidad de integración.

Es importante que el ERP que se implante permita la integración sencilla con otras soluciones que ya existen en la empresa o que pueden usarse en un futuro.

2. Funcionalidades del ERP.

Antes de elegir un ERP, la empresa deberá determinar cuáles son sus necesidades. Si el sistema es demasiado amplio, habrá funcionalidades que no se usaran nunca. Y si es demasiado reducido, habrá funcionalidades que echaremos menos. Por ello, es importante dimensionar correctamente el sistema que se adapte a lo que realmente necesita o necesitará en un futuro la compañía. Por ello, un sistema escalable suele ser la solución.

3. Parte técnica.

Cuando escogemos un ERP nos debemos fijar muy bien en la parte técnica. Es cierto que no tenemos que porque ser unos especialistas en tecnología, pero no estaría mal que tuviéramos claro algunos conceptos básicos, como el tipo de base de datos que utilizan, si son de código abierto o no o si el sistema es fácil de usar. Cuando implantamos un sistema gestión, la parte técnica suele suponer uno de los mayores conflictos.

4. Conoce bien al proveedor.

Es importante conocer tanto al fabricante como al implantador. Si se trata de empresas distintas se deberá organizar un plan de trabajo conjunto. También es importante conocer y valor los proyectos que han realizado y sean similares al que queremos desarrollar en nuestra organización, que volumen de negocio tienen, que presencia geográfica o que servicios adicionales aporta.

5. Análisis económico.

La parte económica también la debemos analizar y deberá ponerse en comparación el coste de la consultoría previa, la compra de licencias, los procesos de implantación, las actualizaciones, el soporte o el mantenimiento. O también tendremos que valorar el coste de la tecnología en modalidades diferentes como el Cloud o el pago por su utilización. Asimismo, debemos tener en cuenta de que el sistema sea modular, porque así se podrá planificar inversiones en diferido, es decir, en función de las necesidades que se vayan generando o del presupuesto que la organización tenga.