Gestión financiera: Conceptos clave y consejos para hacerla más eficiente

Tras la pandemia, hemos sido testigos de cómo se ha visto acelerada la transformación digital. Según el estudio “COVID-19: People, technology, and the path to organizational resilience” de Deloitte, es importante prepararse para la nueva normalidad habiendo asumido gran parte de esta digitalización. De lo contrario, cada vez será más difícil igualarse a los líderes digitales y las empresas rezagadas tendrán más dificultades para alcanzar una ventaja competitiva.

Es por ello que muchos sectores, empresas y perfiles han tenido que transformarse y adaptar su gestión financiera para adaptarse al nuevo terreno de juego.

1. ¿Qué es la gestión financiera?

En este contexto, es necesario tener una buena gestión financiera. ¿Pero qué es exactamente la gestión financiera?, ¿Cómo podemos saber si tenemos una buena gestión?

La gestión financiera y contable es uno de los aspectos más importantes, tanto en una empresa como en finanzas públicas. Se trata de la correcta administración de los recursos financieros para que puedan funcionar sin ningún problema.

1.1 Objetivos

Los objetivos de la gestión financiera van alineados con los empresariales. Aun así, destacamos los principales objetivos de la gestión financiera:

• Garantizar la salud financiera.
• Aumentar el capital económico invertido por los propietarios, socios y accionistas.
• Desarrollar métodos de apoyo en el área de finanzas.

Aplicación de dichos métodos para cumplir con los objetivos generales de la empresa.

1.2 La importancia de una buena gestión financiera

Como hemos visto al principio de este artículo, es clave para la viabilidad económica de la empresa.

Haciendo un análisis estratégico de todo lo que se tiene que contemplar para tener una buena gestión financiera, destacamos:

• Tener las necesidades claras.
• Aumentar la liquidez y recursos económicos.
• Aumentar inversiones y financiación para tener ingresos suficientes.
• Disminuir o acabar con las deudas.
• Control absoluto de inventario.
• Realizar análisis financieros para conocer la situación actual de los distintos proyectos que se están llevando a cabo.

1.3 Procesos de gestión financiera

Para que el funcionamiento sea correcto, se deben contemplar las personas y entidades que intervienen en el proceso de gestión (bancos, proveedores, acreedores, clientes, etc.), ya que definirán cómo llevarla a cabo.

A continuación, mostramos las distintas fases:

• Necesidad clara: Como punto de partida, es primordial saber exactamente sobre qué trabajar y cómo hacerlo.
• Recursos financieros: La siguiente etapa hace referencia a los recursos financieros de la entidad. A su vez, engloba dos categorías distintas:
  • Financiamiento: Tener clara la estructura financiera para saber con qué recursos se va a operar (propios, de terceros, créditos y/o préstamos, etc.).
  • Administración: La parte más relevante de la gestión financiera. Los recursos financieros se deben administrar lo mejor posible, siguiendo una planificación financiera, para no comprometer la economía de la firma empresarial.
• Análisis: Tras llevar a cabo las anteriores etapas, el análisis de los resultados económicos es la etapa final. Llegados a este punto, es obligatorio analizar la liquidación disponible de la empresa, hacer una valoración del grado de éxito en la ejecución del proceso y, en función de ello, tomar medidas para próximas gestiones o seguir trabajando como hasta el momento.

2. ¿Quién se encarga de la gestión financiera?

El profesional que vela para que se gestione eficientemente la economía y fondos empresariales es el Director Financiero. Él será el encargado de ver el recorrido que lleva la compañía y tomar las mejores decisiones teniendo en cuenta la realidad del mercado.

2.1 Perfil tradicional del Director Financiero

Para entender mejor la evolución de este perfil profesional como consecuencia de la transformación digital, ¿Cuál ha sido el punto de partida?

Es cierto que las funciones del Director Financiero pueden variar según la firma en la que se encuentre. Por ejemplo, en una firma multinacional, las funciones estarán más estrictamente relacionadas con la parte contable y analítica. Pero en el caso de pymes, esta figura puede ser híbrida y asumir también otros roles como encargarse del departamento de recursos humanos.

Si nos centramos únicamente en sus funciones principales, éstas son:

• Gestionar la contabilidad de la empresa.
• Responsable de las relaciones con entidades bancarias o auditores.
• Revisar y validar las propuestas presupuestarias de todos los departamentos.
• Gestionar adquisiciones o fusiones con otras empresas.
• Establecer las métricas necesarias para controlar que el uso de los recursos financieros sea adecuado.
• Detectar oportunidades y, en consecuencia, crear estrategias a medio y largo plazo para posicionar a la empresa con ventaja competitiva.
• Se encarga de la comunicación financiera de la empresa para posicionarla respecto a la competencia y gestionar la reputación de la compañía.

2.2 ¿Cómo es ahora el nuevo perfil del Director Financiero?

Tal como indicábamos al principio de este artículo, como consecuencia de la pandemia y la digitalización generalizada, las estructuras y perfiles dentro de las empresas han tenido que cambiar y adaptarse al contexto actual.

Esta transformación del perfil profesional, no significa que vaya a dejar atrás las funciones tradicionales. Pero sí que las tareas que deba desarrollar vayan más allá de los informes y los reportes numéricos. O al menos, se desarrollarán de forma distinta a tal como se hacía hasta ahora.

¿El motivo? Muy simple: si se quiere mantener la posición estratégica de la empresa, se deberá contar con el apoyo de la tecnología en todas sus tareas para que los procesos sean más ágiles, sencillos y eficientes. Ya que, a día de hoy, la aceleración tecnológica es lo único que logrará la eficiencia en la toma de decisiones.

Por lo tanto, este nuevo perfil se asemeja al del consultor tecnológico. Ya no presenta informes solamente, sino que tiene un rol más estratégico y relevante. Necesita estar al día de los cambios tecnológicos y prever cómo va a afectar al sector y en concreto, a la empresa. De esta forma, se puede anticipar a los cambios y redirigir la estrategia prácticamente en tiempo real.

Así pues, es necesario que el CFO no solamente se anticipe a los cambios, sino que tenga una predisposición positiva hacia ellos, ya que sólo de esta manera se podrá motivar y ayudar tanto al propio departamento financiero como a los demás departamentos con los que colabora en el día a día para conseguir el mayor rendimiento posible.

3. El Director Financiero, clave en la transformación digital de la gestión financiera

Para optimizar los costes de la empresa es obligatorio que los datos e información consultadas sean veraces y se puedan consultar en tiempo real, desde cualquier lugar.

Destacamos este punto porque el CFO decide sobre aspectos que afectan a los distintos niveles y departamentos de la empresa, por lo que necesita que los datos que consulte sean los más actuales posibles para poder hacerlo rápidamente.

Por lo tanto, para no encontrarse trabas ni impedimentos a la hora de idear la estrategia operacional que seguirá la empresa, se requiere apostar por la innovación y la implementación de las nuevas tecnologías.

Como es obvio, la digitalización es más que necesaria tras la pandemia y el CFO es quien debe aprovechar su relación estrecha con el Director Ejecutivo para hacerle ver la importancia que tiene, si es que aún no lo ha hecho.

4. ¿Por qué es importante la digitalización para el Director Financiero?

Realmente, la digitalización lo es para todos los departamentos de la empresa. Gracias a ella, se pueden automatizar muchas de las tareas cotidianas que llevan a cabo los distintos departamentos de la empresa.

Así pues, gracias a la liberación de tareas rutinarias que podría lograr el CFO, podría centrarse en lo que realmente importa que es estudiar la situación del sector y elegir estrategias que aporten un valor añadido a la empresa.

Además, según datos del Observatorio HR, tras la incertidumbre financiera generada por la COVID-19, el 67% de consumidores y directivos confían más en robots y la Inteligencia Artificial para gestionar las finanzas antes que un ser humano.

Es por ello que cuanto antes se adapten el Director y su departamento a trabajar con herramientas que incluyan Inteligencia Artificial, Business Intelligence o Data Mining para explotar al máximo los datos disponibles, antes se podrá disfrutar de la digitalización, la eliminación en el día a día de largas y tediosas tareas manuales. Y lo mejor de todo, se pondrá el foco en valorar las mejores decisiones para lograr una mayor rentabilidad, eficiencia y aportar valor añadido a la organización.

5. Herramientas de gestión financiera

En el contexto actual, que como hemos visto es cada vez más competitivo y digital, las empresas deben adaptarse al cambio si quieren seguir manteniéndose a flote. Pero estar a salvo, no es suficiente.

Las nuevas metodologías contables y los cambios y actualizaciones legales, requieren de un sistema abierto y adaptable.

Para ello, el perfil del CFO es clave. Pero, ¿cómo puede llevar a cabo todas las funciones que se esperan de él y garantizar que la gestión financiera es eficaz?

6. Sistemas de Enterprise Resource Planning o ERP

Los Enterprise Resource Planning o ERP son programas que se encargan de varias operaciones internas. Contar con estos programas ayuda a tener una visión general de la empresa, por lo que se pueden analizar los datos y mejorar la toma de decisiones para hacerlas más estratégicas y aumentar la productividad de la compañía.

¿Cuáles son los beneficios directos que aporta un sistema ERP al CFO? Destacamos los siguientes:

• Única fuente de información: Los ERP permiten integrar varias soluciones para tener en un único lugar toda la información de la empresa.
• Escalabilidad: Tener la opción de ser escalable para adaptarse al ritmo de crecimiento de la empresa y crecer en la misma medida.
• Flexibilidad: Ser flexible para poder hacer frente a imprevistos o cambios que experimente el negocio.

7. Marino ERP, el mejor aliado para la gestión financiera

Las empresas, independientemente de si son pequeñas, medianas, grandes o del sector en el que ejerzan su actividad, deben buscar la ventaja competitiva en la eficacia para controlar y ejecutar adecuadamente todos los procesos diarios.

La mejor manera de lograrlo, como hemos visto gracias a esta última revolución digital, es contar con la ayuda de la tecnología y la digitalización de procesos.

Marino ERP, solución cloud de gestión empresarial, facilita un entorno único para afrontar cualquier necesidad empresarial de forma ágil e inmediata, integrando todas las áreas de gestión.

Este software, se implementa fácilmente y permite acceder a él y consultar los datos desde diferentes dispositivos como en el BackOffice del ordenador, en tabletas táctiles, TabletPC, PDAs o a través de tu Smartphone.

A simple vista puede parecer cómodo, pero realmente tiene más ventajas de las que parecen. Poder acceder en cualquier momento y en cualquier lugar al sistema ERP permite acceder a los datos en tiempo real desde cualquier lugar y dispositivo, por lo que en el caso de tener que empezar negociaciones, los datos consultados serán los datos reales de la situación actual de la empresa.

Esto es posible gracias a Marino Mobile, que permite que el negocio se mueva contigo allá donde vayas. Se conecta de forma remota al ERP y permite hacer las consultas necesarias a distancia, sin necesidad de estar en el ordenador de la oficina.

Así, se consigue una ventaja considerable respecto a la competencia, ya que todas las consideraciones pertinentes y la toma de decisiones podrán seguir teniendo el foco siempre en la eficiencia y estrategia, independientemente del lugar en las que se realicen.

Además, a las ventajas que ofrece un ERP, Marino ERP también se le deberían incluir:

• Software Cloud: A diferencia de otros softwares, Marino ERP es un software cloud, por lo que no se necesita comprar ningún dispositivo hardware y permite reducir los gastos implicados en TI.
• Digitalización y automatización: Por lo que permite ganar agilidad, eficiencia, seguridad y control en todos los procesos implicados. A su vez, reduce la cantidad de los que se deben realizar.
• Actualizaciones legales: Marino ERP está al día tanto de las actualizaciones de leyes que se llevan a cabo, como de la entrada en vigor de nuevas normativas. Así, siempre existe la tranquilidad de que el ERP está actualizado y cumple con la normativa fiscal y contable vigente.
• Módulos de gestión: Marino ERP dispone de varios módulos de gestión como logística, fabricación, gestión comercial…
• Soluciones sectoriales: Pero también ofrece funcionalidades específicas para cada negocio. Así, se aprovecha al máximo la plataforma.

7.1 Módulos específicos para la gestión financiera

Este módulo está pensado para el Director Financiero. Después de reevaluar cómo llevar a cabo la gestión de las finanzas y contabilidad, el Director Financiero podrá personalizarlo este módulo para automatizar sus tareas diarias.

Cuenta con varias funcionalidades, como por ejemplo:

• Creación y mantenimiento de maestros para poder llevar una buena gestión de los diarios, plan contable, cuentas bancarias, situaciones, movimientos y agrupaciones de cartera. También permite elegir una estructura contable predefinida y proteger la contabilidad a partir de fechas predefinidas.
• Contabilidad general para poder tener un traspaso automatizado de la facturación, creación automática de asientos de las facturas de gestión comercial, definición y ejecución de remesas de cobro y pago, visualización constante del saldo correcto, control y gestión de conciliaciones de cuentas bancarias y facturación y liquidación de comisiones, siempre cumpliendo con el SII. Además, el sistema muestra en pantalla elementos que no tengan informado un dato necesario para notificar al usuario y poder completarlo.
• Contabilidad presupuestaria desde la cual se podrá hacer la asignación mensual y anual para cada ejercicio contable, consultar la desviación del saldo respecto la asignación definida o crear grupos de cuentas con hasta 3 niveles y asignarles un presupuesto mensual y anual para llevar un mejor control.
• Contabilidad analítica de los ingresos y gastos de la empresa.
• Gestión de cartera de efectos, desde la que se pueden agrupar las carteras según los criterios del usuario y ver su situación en tiempo real gracias a las actualizaciones automáticas del sistema. También permite ver el rango de desviación del saldo anual y mensual respecto a la asignación definida y ver de forma gráfica la cartera de cobros e identificar a simple vista aquellos efectos pendientes, remesados, cobrados, pendientes, vencidos o impagados por parte de cada cliente.
• Ratios financieros y contables actualizados y en tiempo real gracias al enlace con el módulo de Business Intelligence. Con él, se pueden la rentabilidad de fondos propios, de activos, por trabajador, el rendimiento de las materias primas, liquidez a corto plazo, grado de tesorería, solvencia, y un largo etc. Todo ello gracias al filtrado y tratamiento de los datos desestructurados de la empresa para transformarlos en datos con valor.
• Amortizaciones: Se pueden crear elementos y grupos de amortización además de simular los asientos de amortización sin tener que generarlos. Además, permite definir el plan de amortización sabiendo en todo momento cuál es el importe a amortizar.
• Listados e impresos contables y financieros predefinidos con los que se puede recuperar información en cualquier momento a partir de filtros.

Además, Marino ERP también cuenta con herramientas complementarias que facilitan la gestión del Director Financiero y ofimática con Word y Excel integrados para poder enlazar cartas de reclamación o balances de cuentas, por ejemplo.

Si quieres que tu departamento de contabilidad y finanzas dé un salto a la transformación digital o en el caso de que lo haya dado, cuente con una buena herramienta que le permita aprovechar al máximo las ventajas que ofrecen las nuevas tecnologías, Marino ERP puede ser el mayor aliado.

Gracias a su implementación ágil, su capacidad de adaptación a los cambios del mercado y la automatización de procesos, mejorará la eficiencia no solamente del departamento, sino de toda la compañía.